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一、系統(tǒng)部署模式 集團化應用解決方案部署方式根據(jù)下屬單位的實際情況應主要考慮以下三點：1.  集團總部和下屬單位的網(wǎng)絡連接情況；2. 下屬單位對系統(tǒng)的維護能力；3. 由于集團總部和下屬單位的資產(chǎn)、權益不同，所以信息披露程度和檔案管理模式也存在著差異。根據(jù)不同的情況，一般有以下幾種部署方式：◆ 大集中部署方式　　該部署方式的特點是集團總部成為管理中心、維護中心和數(shù)據(jù)中心，即將數(shù)據(jù)庫服務器、WEB服務器、應用服務器等全部部署在總部，下屬單位通過專網(wǎng)或VPN來訪問總部。此種部署方式適用于網(wǎng)絡連接良好、下屬單位對系統(tǒng)維護能力較弱，集團總部對下屬單位的人、財、物有統(tǒng)一管理權限和要求的情況?！?nbsp;分布式部署方式　　該部署方式是集團總部和下屬單位分別獨立的部署本單位系統(tǒng)。建成若干個管理中心、維護中心和數(shù)據(jù)中心，下屬單位根據(jù)集團的統(tǒng)一要求將相關信息匯總、移交后，在集團總部集中形成數(shù)據(jù)中心。這種部署方式適用于網(wǎng)絡連接情況較差、下屬單位較多且維護和管理能力較強，集團總部與下屬單位不適合完全集中管理的情況。◆ 混合式部署方式　　混合式部署方式是指一部分具備較大集中管理模式的機構，采用大集中的管理模式，而其它機構則采用分布式進行獨立部署，獨立匯總、移交檔案信息后，在集團總部形成數(shù)據(jù)中心。 二、系統(tǒng)功能架構(1)  信息采集平臺：它是整個系統(tǒng)的基礎平臺，也是檔案信息資源建設的基礎平臺，更是整個平臺對外提供檔案知識服務的初始源泉，主要從各種數(shù)據(jù)源（包括：互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、文件系統(tǒng)、內(nèi)部其他系統(tǒng)及獨立信息源）進行信息采集；(2)  檔案管理基礎平臺：它是檔案工作的IT支撐平臺，可實現(xiàn)全集團檔案的收集、管理、存儲和利用，也可實現(xiàn)集團總部對下屬單位檔案業(yè)務工作的管控，是“集團”對外宣傳的窗口和對內(nèi)教育的基地；(3) 知識采集平臺：它是檔案知識應用的基礎平臺，是整個平臺系統(tǒng)對外提供檔案知識服務的源泉。通過分布式采集系統(tǒng)，從集中式和分布式綜合檔案管理系統(tǒng)中采集檔案知識，然后對各類檔案知識進行整合和挖掘，分析、構建檔案知識數(shù)據(jù)庫，為檔案知識應用平臺提供應用基礎；(4)  知識應用平臺：包括知識學習平臺、知識分析平臺、知識協(xié)作平臺、個性化知識平臺、知識管理和服務平臺。

　　近年來中國保險業(yè)快速發(fā)展，中國將成為全球*重要的保險市場之一。隨之，各類型紙質檔案大量增加，業(yè)務部門對檔案信息的需求也在急劇攀升。保險行業(yè)已經(jīng)成為檔案信息化工程中的一個重要門類?！　覚n案局與中國人民保險公司印發(fā)的《中國人民保險公司檔案管理辦法》、保監(jiān)會下發(fā)的《人身保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》及保監(jiān)發(fā)（2007）28號文件均對保險行業(yè)的業(yè)務檔案管理工作有明確規(guī)定和考量標準，并強令加強執(zhí)行信息化管理。中國人壽、中國平安、新華保險、友邦、信誠人壽等保險公司率先也采用了電子檔案管理技術，因與傳統(tǒng)的紙質業(yè)務檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時在線查閱等優(yōu)點，現(xiàn)今電子檔案技術得到大力推廣并已經(jīng)成為檔案管理的主要模式?！　∥夜驹诒ｋU行業(yè)的調(diào)研報告中總結，北京地區(qū)保險公司檔案管理工作中普遍存在如下問題：1. 檔案管理分散，沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，加之檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識欠缺，造成總公司檔案管理難度大；2. 檔案利用安全性差，例如紙質檔案無人保管長期利用；3. 歷史檔案管理沒有到達到國家檔案局和保監(jiān)會的要求；4. 紙質檔案檔案利用效率低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計不達標；5. 紙質檔案沒有及時銷毀，造成庫房的積壓，提高管理成本；6. 人工操作易導致檔案著錄信息不準確。 　　針對以上所存在的主要問題，我公司結合各保險公司檔案管理的實際需求，自主研發(fā)了檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化加工解決方案，亮點如下：一、檔案系統(tǒng)解決方案：①統(tǒng)一規(guī)范管理：為用戶單位量身設計完整的檔案管理規(guī)范，實現(xiàn)總公司對所有分支機構集中式的管理；同時，從檔案的整理、歸檔、保管到利用，系統(tǒng)設計可以引導各級部門檔案人員規(guī)范化操作，簡單快捷。②檔案利用安全性得以提高：可實現(xiàn)檔案管理權限的控制，保存借閱、打印、檔案系統(tǒng)登陸等詳細操作日志，且電子檔案不允許拷屏；③解決歷史檔案難題：對用戶的歷史檔案可根據(jù)國家檔案局和保監(jiān)會的要求結合用戶單位的實際需求設計一套完整的整理方案，使原始紙質檔案進行電子化的處理與檔案系統(tǒng)同步；④信息及時化處理：檔案系統(tǒng)中設有自動信息提示，如對話框提示、手機短信提示、郵件提示功能，方便對檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對檔案保管期限的判斷；⑤多種查詢方式：查詢可以實現(xiàn)檔案管理的多種查詢需要，有檔案條目檢索、全文檢索、簡單檢索、**檢索、跨庫檢索等功能；⑥統(tǒng)計方法多樣。統(tǒng)計功能有年報統(tǒng)計、明細統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計、檔案保管統(tǒng)計、操作日志統(tǒng)計等；⑦提高信息準確率。由系統(tǒng)自動將檔案著錄信息進行摘錄，減少人工操作的錯誤率。 二、紙質檔案解決方案：①**、高速運作：批量檔案整理、批量圖像處理、全文檢索、數(shù)據(jù)加密、文本錄入、批量數(shù)據(jù)轉換、PDF、OCR漢字識別等技術，針對各種業(yè)務檔案類型，按照不同年代和格式選擇的靈活性，制定出不同的生產(chǎn)流程，從人員、設備、軟硬件的配備方面，都有嚴格的質量控制和全面的監(jiān)督和管理；②設備先進：自主研發(fā)的影像掃描系統(tǒng)可實現(xiàn)自動化圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校對、去污點、文字加深、變淺等，所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統(tǒng)中，且自動攜帶壓縮技術、OCR全文識別技術等，快捷掛接到檔案系統(tǒng)中，減少存儲空間；③操作安全：采用局域進行數(shù)據(jù)處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲設備進入辦公現(xiàn)場，防止數(shù)據(jù)的泄密，每天上下班安排專人負責文檔質量及數(shù)量嚴格的核對與交接，將清查情況詳細記錄在案；④紀律嚴明。嚴格遵循國家、行業(yè)標準及用戶的實際需求進行紙質檔案數(shù)字化加工。

  一、信貸檔案數(shù)字化管理總流程（如下圖所示）二、流程操作要求1. 領取檔案：由項目總監(jiān)或銀行指定負責人帶領工作人員到檔案室領取檔案，領取時認真核對卷內(nèi)文件（看有無缺頁、破損等情況），瀏覽掃描頁面內(nèi)容并在領取表格上簽字確認。領取后由項目總監(jiān)負責分發(fā)給拆分小組，并做好分發(fā)記錄。2. 文件拆分：拆分小組領到檔案后應進行認真地整理，將要掃描的文件整理平整，按順序排列，對沒有頁次號的文件補敲頁號。拆分過程中要確保檔案整潔、不損壞。3. 文件掃描：掃描前先檢查各臺掃描儀設置項是否是正確，所有待掃描文檔文件名和條目錄入電腦。普通A4文件拆分后送入A4自動掃描儀快速、有序地進行掃描；凡帶有A3規(guī)格的文檔統(tǒng)一進入A3自動掃描儀進行快速、有序的自動掃描；其他不規(guī)則紙張，如加厚紙張、超薄紙張、非A3、A4規(guī)格的紙張等需由一名掃描專員單獨處理，進行手動掃描，以確保文件不卡紙、不破損，完整無缺地掃描入檔。掃描后按要求做好文件命名和保存工作，認真核對是否有缺頁現(xiàn)象并及時糾正。 4. 文檔歸順：將掃描完的文件進行整理，按順序排好放入盒中，交由裝訂組對文件進行仔細裝訂，由項目總監(jiān)復查，并在轉交表格中簽字，同時進行第二次校對工作。 5. 條形碼裝箱：所有文檔入盒后，在每盒文件上貼條形碼標簽，再裝入箱中，并在所有文件箱上貼條形碼，送往資料庫或庫房入架。日后資料庫和庫房可通過條形碼搜索直接找到卷宗和文檔所存儲的密集柜位置。如圖所示:6. 送回資料庫或庫房：將所有貼好條形碼的裝箱文件統(tǒng)一清點并送往資料庫或庫房，根據(jù)電腦中預先指定的密集柜位置將箱子對號入座，存儲保管，并進行登記，接收人員必須簽字查收。7. 任務完成：掃描工作和文檔存放工作一步到位全部完成，銀行即可同時進行文檔電子化管理和文件遠程調(diào)閱查看。從密集柜中取出的文件需進行登記，負責人簽字，文件調(diào)閱完成后必須歸還到原先所屬的文件箱，放入原先的密集柜中。 三、服務內(nèi)容及要求（1）完成時間周期：根據(jù)客戶需求商議；（2）工作場所：由客戶方安排工作場所及辦公桌椅；（3）服務及場地要求：另行約定；（4） 掃描文件要求：掃描為PDF或TIFF格式，顏色為黑白/彩色，分辨率為200PPI/150PPI?；蛄硇幸?；（5）整理裝訂或還原要求：材料由客戶提供，我方按客戶方相關標準與要求裝訂或還原；（6）對于檔案掃描過程發(fā)現(xiàn)原始紙質檔案中的錯誤，在確認后我方給予修正；四、 編碼檢測系統(tǒng)1. 編碼檢測系統(tǒng)可對掃描后的圖像文件進行編碼智能自動核對，此程序可識別出是否有缺頁、漏掃等情況，有效避免漏編、漏掃的嚴重差錯。 2. 當掃描后的檔案頁碼產(chǎn)生順序錯誤時，系統(tǒng)將自動進行頁碼調(diào)整，將電子版檔案按順序重新排列。3. 系統(tǒng)帶有自動去除白頁功能，并在電子版檔案背面補上連續(xù)號。 五、關鍵詞檢測 1. 進行關鍵字段和其他內(nèi)容核對，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號、銀行賬號、信貸賬號、業(yè)務類型、操作時間等，做到100%正確。2. 系統(tǒng)對統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進行自動比對，即自動提取表中指定核對的內(nèi)容，使核對工作更有針對性、更便捷。六、 自動分類功能　　公司研發(fā)了一套圖像識別技術，可根據(jù)掃描后的圖像進行識別后自動歸類，將該圖像歸類到其所屬分類。如遇到非常規(guī)分類的圖像，系統(tǒng)將其自動分到“其他類別”中，再由人工進行分類。1. 通過以上自動分類功能，系統(tǒng)將所有檔案先進行一次分類，即工作人員無需   對著一厚疊紙張逐一進行人工分類，而是將已經(jīng)自動分類好的文件夾打開，檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案，使分類核對人員可以集中化核對，大大減少該崗位人員的差錯率，有效避免人為造成的判斷錯誤。2. 如發(fā)現(xiàn)有異于該組分類的檔案，可人工將該檔案重新歸類到其所屬的類別中，易識別且易操作。3. 分類的同時進行關鍵字段和其他內(nèi)容核對，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號、銀行賬號、信貸賬號、業(yè)務類型、操作時間等，做到100%正確。同時，本系統(tǒng)對統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進行自動比對，即自動提取表中指定核對的內(nèi)容，使核對工作更有針對性、更便捷。七、質量檢驗　　檢驗人員在現(xiàn)場對整條流水線進行質量檢驗，檢驗內(nèi)容包括是否漏編、漏掃、分類錯誤、核對錯誤、流水號錯位等，防止并控制因各類過失造成的差錯。 八、檔案還原將所有紙質檔案進行整理，檢查流水號、客戶代碼、條形碼等是否一致，再裝入盒中還原文檔。  公司數(shù)字化加工進度表如下表：  進度參考表臺數(shù)日完成量（頁/天）月完成量（頁/25天）年完成量（頁/年）掃  描  儀  設  備1臺*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000

一、打印條形碼1. 使用條形碼打印機統(tǒng)一打印條形碼，貼于證券檔案盒外側。2. 對證券檔案依次進行整理、排序，啟用編碼系統(tǒng)進行頁碼編制。二、文檔掃描 1. 使用手持式掃描槍掃描檔案盒外側的條形碼進行掃描并創(chuàng)建文件夾。2. 使用高速掃描儀對紙質檔案進行掃描，將檔案掃描成圖片格式，分辨率200dpi，在不損壞檔案原件的基礎上，清晰度和識別做到與檔案原件保持基本一致。  三、 編碼檢測系統(tǒng)1. 編碼檢測系統(tǒng)可對掃描后的圖像文件進行編碼智能自動核對，此程序可識別出是否有缺頁、漏掃等情況，有效避免漏編、漏掃的嚴重差錯。3. 當掃描后的檔案頁碼產(chǎn)生順序錯誤時，系統(tǒng)將自動進行頁碼調(diào)整，將電子版檔案按順序重新排列。4. 系統(tǒng)帶有自動去除白頁功能，并在電子版檔案背面補上連續(xù)號。 四、關鍵詞檢測 1. 進行關鍵字段和其他內(nèi)容核對，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號、證券賬號、資金賬號、業(yè)務類型、操作時間等，做到100%正確。 2. 本系統(tǒng)對統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進行自動比對，即自動提取表中指定核對的內(nèi)容，使核對工作更有針對性、更便捷。  五、 自動分類功能1. 公司研發(fā)了一套圖像識別技術，可根據(jù)掃描后的圖像進行識別后自動歸類，將該圖像歸類到其所屬分類。如遇到非常規(guī)分類的圖像，系統(tǒng)將其自動分到“其他類別”中，再由人工進行分類。2. 通過以上自動分類功能，系統(tǒng)將所有檔案先進行一次分類，即工作人員無需對著一厚疊紙張逐一進行人工分類，而是將已經(jīng)自動分類好的文件夾打開，檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案，使分類核對人員可以集中化核對，大大減少該崗位人員的差錯率，有效避免人為造成的判斷錯誤3. 如發(fā)現(xiàn)有異于該組分類的檔案，可人工將該檔案重新歸類到其所屬的類別中，易識別且易操作?！?.分類的同時進行關鍵字段和其他內(nèi)容核對，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號、證券賬號、資金賬號、業(yè)務類型、操作時間等，做到100%正確。同時，本系統(tǒng)對統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進行自動比對，即自動提取表中指定核對的內(nèi)容，使核對工作更有針對性、更便捷。 六、質量檢驗　 檢驗人員在現(xiàn)場對整條流水線進行質量檢驗，檢驗內(nèi)容包括是否漏編、漏掃、分類錯誤、核對錯誤、流水號錯位等，防止并控制因各類過失造成的差錯。  七、檔案還原 將所有紙質檔案進行整理，檢查流水號、客戶代碼、條形碼等是否一致，再裝入盒中還原文檔。 公司數(shù)字化加工進度表如下表： 進度參考表臺數(shù)日完成量（頁/天）月完成量（頁/25天）年完成量（頁/年）掃  描  儀  設  備1臺*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000